So kommst du raus aus der Effizienzfalle

00:00:00: Music.

00:00:07: Trainieren wie kann ich meinen Chef oder meine Chefin von dem Modell überzeugen ich mache ständig Überstunden obwohl ich eigentlich in Teilzeit führe wie kann ich das ändern.

00:00:19: Mein Name ist Johanna Fink und ich unterstütze Dich dabei als Führungskraft in Teilzeit erfolgreich.

00:00:26: Music.

00:00:33: Willkommen zu einer neuen episode von führen in Teilzeit.

00:00:38: Heute geht es bei mir um die sogenannte Effizienzfalle und die Frage,

00:00:43: warum ich glaube dass viele für Teilzeit Führungskräfte in dieser Falle festsitzen woran du das vielleicht erkennen kannst und was du tun kannst wenn du wirklich feststellst dass du in der Effizienzfalle steckst.

00:01:00: Bevor wir zu besprechen was die Effizienzfalle eigentlich ist,

00:01:05: mach mir einen kurzen Ausflug in die Begriffsdefinition nämlich die Begriffe Effizienz und Effektivität ich muss selber zugeben ich habe eine Effizienz Effektivität Schwäche das heißt ich muss mir immer aufschreiben

00:01:18: welchen dieser beiden Begriffe ich gerade benutzen wollte und wer was heißt

00:01:22: ich glaube vielen von euch geht es vielleicht genauso und wenn nicht dann verzeiht mir verzeiht mir dass wir sprechen hier auf jeden Fall über eine über das Thema Effizienz

00:01:32: was ist der Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität.

00:01:36: Die schönste Definition die ich kenne oder Beschreibung der zwei Begriffe die ich kenne kommt von Peter Trucker und sie lautet auf Englisch doing things right vs doing the right things.

00:01:50: Doing things right ist Effizienz das heißt die Dinge richtig machen die Dinge so machen dass sie möglichst schnell möglichst gut nur bis kosteneffizient erledigt werden und auf der anderen Seite steht eben die,

00:02:05: Effektivität doing the right things als das Richtige tun die Dinge tun die auf mein Ziel,

00:02:12: einzahlen die mich zu meinem Team eich meinem Ziel näher bringen die mich weiterbringen.

00:02:19: Ich kann das Führungskraft unglaublich effizient arbeiten ohne auch nur im Ansatz effektiv zu sein.

00:02:27: Ich möchte ein Beispiel machen wenn ich z.b. einen Baum fällen möchte

00:02:32: dann gibt es verschiedene Wege wie ich das anstellen kann und nehme mal an ich habe eine Nagelfeile also in sehr scharfen halsfalte und eine Motorsäge zur Auswahl dann ist es

00:02:43: je nach baumdecke vielleicht möglich mit beiden Geräten diesen Baum zu fällen.

00:02:50: Effektiv ist beides das heißt mit beiden Geräten werde ich früher oder später zum Ziel kommen und den Baum fällen.

00:02:58: Effizient ist aber nicht beides denn.

00:03:02: Ein Baum mit einer Nagelfeile zu fällen dauert vielleicht Wochen oder Jahre ich habe keinen Kopf noch nicht probiert und mit einer Motorsäge ist es wahrscheinlich in wenigen Sekunden erledigt also.

00:03:15: Es gibt verschiedene Möglichkeiten eine Aufgabe zu lösen oder eine Aufgabe anzugehen beide Wege können.

00:03:23: Effektiv sein also zum selben Ergebnis führen aber nicht beide Wege oder alle Wege müssen gleich effizient sein.

00:03:32: Warum ist jetzt dieses Thema für Teilzeit Führungskräfte relevant und warum möchte ich heute darüber sprechen und was ist denn jetzt genau die Effizienzfalle von der ich Freunde gesprochen.

00:03:44: Ich beobachte immer wieder das.

00:03:46: Sehr viele Teilzeit Führungskräfte kommen ja in der Regel aus Vollzeit Positionen und haben auch schon eine gewisse ja Historie Arbeitserfahrung hinter sich,

00:03:57: und die meisten Führungskräfte die ich kenne sind in der Regel sehr effizient das heißt sie erledigen ihre Arbeit.

00:04:05: Gut sie erledigen ihre Arbeit schnell sie bekommen die Dinge geregelt sie schaffen Sachen weg,

00:04:13: sie haben gute Wege für sich etabliert wie sie Aufgaben angehen.

00:04:19: Das hat sie in der Regel auch sehr erfolgreich gemacht weil das ist eine Fähigkeit die in Unternehmen in der Regel sehr geschätzt wird und,

00:04:28: die wir auch in unserem ja businessmind seit wir also dieses Thema Prozessoptimierung wie mache ich die Dinge am besten es ist was was sehr tief und es drin steckt und ich glaube auch in Deutschland etwas ist womit wir uns ja auch als Nation als.

00:04:43: Industrie Weltmeister in die auch in Ruf erworben haben die Dinge eben extrem effizient zu machen.

00:04:52: Irgendwann kommt aber vielleicht der Punkt und ich glaube das ist das was bei Teilzeit Führungskräften auf passiert die kommen aus einer Vollzeit Führungsposition haben sich eben mit dieser

00:05:01: Effizienz auch haben die jahrelang sehr erfolgreich gearbeitet und haben die Dinge Weg geschafft haben die Sachen geregelt und erledigt gekriegt und jetzt arbeiten sie plötzlich Teilzeit arbeiten weniger Stunden.

00:05:13: Und dann landen sie in der.

00:05:16: Effizienzfalle weil sie nämlich plötzlich mit diesen Methoden nehme ich Dinge sehr gut zu erledigen auf einem sehr guten Weg zu erledigen sehr gut organisiert zu sein plötzlich,

00:05:28: nicht mehr weiterkommen und ihre Arbeit nicht mehr geregelt bekommen es ist einfach zu viel Arbeit und Effizienz alleine hilft nicht mehr weiter das heißt.

00:05:38: Sie Rödl und trödeln trödeln und machen versuchen die Dinge noch besser noch schneller noch effizienter zu machen und genau das ist dann die Effizienzfalle wenn ich merke wenn ich versuche ein Problem mit den mit mit Effizienz zu lösen.

00:05:53: Mit denen Methoden zu lösen die ich immer schon verwendet habe also z.b. mich noch besser zu organisieren noch einem Prozess zu optimieren.

00:06:03: Also die die Arbeitsorganisation so weiter zu verbessern dass es nicht mehr geht.

00:06:08: Und gleichzeitig aber damit nicht mehr zu nehmen Ergebnis zu kommen weil das Problem nämlich an der anderen Städte liegt nämlich das Problem liegt nicht darin,

00:06:16: Zähne wieder bei Peter Trucker

00:06:18: doing the things right also die Sachen richtig zu machen auf dem richtigen Weg sondern es geht um was anderes nämlich es geht an der Stelle dann plötzlich um Effektivität nämlich du in the right things weil ich doch diese zeitliche limitation eben

00:06:33: nicht mehr in der Lage bin alles zu tun was du auf mich ein prasselt,

00:06:39: vorher hatte ich vielleicht die Müdigkeit im Zweifel Überstunden zu machen ich war einfach viel flexibler und diese Möglichkeit ist bei Teilzeit Führungskräften eben.

00:06:48: Oft nicht mehr da aufgrund vielleicht von Familien Hintergründen oder es wird dann dazu dass eben die Teilzeitmitarbeiter erinnern dann doch wieder Vollzeit arbeiten unter ist es nicht die die Idee dahinter.

00:07:00: Also Effizienzfalle heißt,

00:07:02: ich bin an dem Punkt wo ich mit reiner Optimierung meiner Arbeitsweise in bezug auf das wie mache ich die Dinge nicht mehr weiter komme sondern ich muss quasi den Modus wechseln und das erstmal kennen um an der,

00:07:17: Effektivität zu arbeiten also daran zu arbeiten was tue ich eigentlich wie priorisiere ich die Dinge und wie priorisiere ich vor allem auch meine Aufgaben als Führungskraft.

00:07:32: Wenn ich jetzt also festgestellt habe ich stecke ein Stück weit in dieser.

00:07:37: Effizienzfalle drinnen also woran kannst du das bemerken es kann sein dass du eben das Gefühl dass du bist wie in so einem Hamsterrad unterwegs du machst die Dinge so wie du sie

00:07:46: immer schon machst und machst sie vielleicht sogar noch besser hast noch alles weiter optimiert und trotzdem siehst du kein Land du wirst mit deinen Aufgaben nicht mehr fertig deine MitarbeiterInnen.

00:07:57: Kommen auf die Zone merkst okay du kriegst auch die die Anfragen nicht mehr abgearbeitet die da kommen es sind steht vielleicht auch eine Unzufriedenheit bei dir selbst oder bei deinem Team und dann ist glaube ich,

00:08:08: der wirklich der Punkt gekommen mal zugucken diesen Blumenstrauß anzugucken und auf die Aufgaben zu gucken die du eigentlich jeden Tag so tust.

00:08:18: Wichtig ist da vor allem aus meiner Sicht selber die Handbremse zu ziehen bevor dein Körper ist für dich tut weil was glaube ich sehr häufig passiert in solchen Situationen dann dass der Körper irgendwann streikt wir werden krank,

00:08:31: egal psychisch oder körperlich und das ist nicht nicht der Weg den ich Dir wünsche sondern ich wünsche dir dass du vorher selber,

00:08:39: es bemerkt dass du etwas ändern musst und einen Weg findest aus der Effizienzfalle selber wieder raus zu finden.

00:08:46: Wobei ich mit selber rausfinden nicht meine dass du das alles alleine lösen musst du brauchst ganz dringend Menschen mit den du sprechen kannst du brauchst Menschen,

00:08:55: Bernd Feedback du arbeiten kannst und die dich unterstützen können.

00:08:59: Warum weil die Effizienzfalle oder dieser Tatsache in der Effizienzfalle gefangen zu sein ist in der Regel etwas was du ja selber nicht gleich bemerken kannst warum.

00:09:10: Viele von euch kennen vielleicht das sogenannte johari-fenster ist ein Modell in dem man selbst und Fremdbild gegenüberstellt und daraus vier Quadranten ableitet.

00:09:21: Auf beiden Achsen,

00:09:23: gibt es einmal die einen unbekannten Quadranten und einmal einen Bekannten Quadrat und dadurch ergibt sich ein vier Felder Modell es gibt quasi ein Feld in dem Dinge stecken die,

00:09:35: dir bekannt sein und auch der Öffentlichkeit bekannt sind das ist im Endeffekt das bist du deine öffentliche Person.

00:09:42: Es gibt Dinge die dir bekannten und der Öffentlichkeit nicht bekannt sind das sind deine privaten Themen Deine Geheimnisse kann man sie auch nennen.

00:09:52: Es gibt ein Quadranten die in die Öffentlichkeit nicht kennt und du auch nicht kennst.

00:09:58: Und es gibt ein Quadranten die in die Öffentlichkeit kennt und den du nicht kennst und das ist der für uns Spanne Quadrant das ist nämlich der sogenannte blinde Fleck das sind Dinge die du an dir selber nicht siehst oder nicht sehen kannst aber die andere bemerkt.

00:10:12: Und deswegen ist es super wichtig wenn du den Verdacht hast da irgendwas stimmt ja nicht ich komme irgendwie nicht mehr zurande dir Feedback von anderen 1.

00:10:21: Von Kolleginnen oder vielleicht auch Mitarbeiter in den du vertraust und deren Meinung du schätzt,

00:10:27: und wo du einfach mal nachfragen kannst dann kannst Hey wie siehst du die Situation gerade wie schätzt du das ein oder vielleicht auch der Chef oder die Chefin wenn du dann entsprechend das Vertrauensverhältnis.

00:10:38: Das ist nämlich der erste Schritt um auf der Effizienzfalle wieder rauszukommen der erste Schritt ist erstmal sich der ganzen bewusst zu werden und dafür das ganze sichtbar zu machen für sich selbst und vielleicht auch für andere.

00:10:51: Der zweite Schritt ist dann aus meiner Sicht gerade in dieser Rolle der Teilzeit Führungskraft,

00:10:58: sich mal diese diese Aufgabe oder diese dieses Aufgaben Bündel dass du als Teilzeit Führungskraft.

00:11:05: Mit dir fürs genauer anzugucken es gibt natürlich,

00:11:10: produktivitäts Methoden die auf die Steigerung der Effektivität ziehen da ist sehr bekannt z.b. die eisenhower-methode aber

00:11:20: das ist mal sich dann erst der zweite Schritt in diese diese Methode erlaubt dir z.b. Aufgaben zu priorisieren und für dich deine Zeit besser zu planen.

00:11:31: Der erste Schritt ist aber gerade in dieser Rolle als Teilzeit Führungskraft aus meiner Sicht ein anderer nämlich das ist sehr sich mal die eigene Führungsrolle vorzunehmen und zugucken,

00:11:42: was davon kann und will ich eigentlich noch tun.

00:11:48: Ich nenne das Ganze immer so ein bisschen die eigene Führungsrolle erstmal für sich geistig auszumisten und dann in Schritt weiterzugehen und damit in Verhandlung zu treten.

00:11:58: Es gibt tolle Übungen die du da machen kannst und eine möchte ich dir kurz erklären weil die ist eigentlich relativ einfach.

00:12:06: Also erster Schritt du schaffst jetzt erstmal eine eine ruhige Minute zwar mehr als 1 minute eine ruhige Zeit Zeit für dich in der normal über dich und deine Situation nachdenken kannst du in der du dich wirklich in Ruhe mit dir.

00:12:20: Im ersten Schritt nimmst du einfach mal deinen Kalender der letzten Wochen zur Hand,

00:12:24: und blättert den für dich durch und schreibst ja einfach mal raus was du so alles tust Welche aufgaben nimmst du denn den ganzen Tag.

00:12:33: Versuch diese Aufgaben ist konkret beschreiben also nicht E-Mails beantworten z.b. sondern eben dann.

00:12:40: Besser zu sagen z.b. Kundenanfragen beantworten oder Rückfragen von Mitarbeitern beantworten oder Informationen an Abteilung XY Zuliefer.

00:12:52: Und.

00:12:53: Diese Aufgaben sammelst du erstmal am besten machst du das vielleicht für dich auf Post-Its oder eben auch digital auf digitalen Prozess du hast du später die Aufgaben Clustern und sortieren kannst.

00:13:04: Im zweiten Schritt gehst du nämlich her und,

00:13:07: Bundes diese Aufgaben zu sinnvollen Clustern also z.b. wenn du bleiben wir bei dem Beispiel Kundenanfragen beantworten wenn du eben sehr starken im Kundenkontakt stehst dann hast du vielleicht Kundenanfragen per E-Mail beantworten du hast vielleicht,

00:13:21: meine Aufgabe die lautet Nachfragen zu Kundenanfragen in Fachabteilung stellen keine Ahnung oder ähnliche Dinge und die packst du alle zusammen also alles was für dich sinnvoll zusammengehört sortierst du in ein.

00:13:37: Im dritten Schritt versuchst du dann diesen Cluster eine Überschrift zu geben also sagen was ist denn das eigentlich für eine Rolle und jetzt verwende ich 1. zum ersten Mal das Wort Rolle weil,

00:13:48: Führung ist für mich ein Bündel verschiedener wollen wir reden oft von der Führungsrolle das ist für mich sehr irreführend weil heutzutage sowie Führung in den meisten Unternehmen

00:13:57: gelebt wird ist das

00:13:59: ganzes Bündel ein ganzer Blumenstrauß unterschiedliche Rollen und Ziel dieser Übung ist diese ganzen unterschiedlichen Rollen mal für dich klar zu kriegen um deinen nächsten Schritt zu sagen was sind eigentlich die Dinge die ich priorisieren möchte und muss.

00:14:16: Du hast jetzt also Klasse gebildet du hast Überschriften für deine verschiedenen Rollen oder Aufgaben Bündel gefunden und,

00:14:25: dann hast du schon mal einen ganz großen Teil geschafft weil du hast dir nämlich schon mal ein Überblick darüber verschafft was du eigentlich die ganze Zeit zu tust in den welchen Rollen mit welchen unterschiedlichen hüten du unterwegs.

00:14:37: Wenn du das geschafft hast macht es in diese verschiedenen Rollen noch mal im Hinblick auf ihre.

00:14:47: Auf ihren Zeit verbraucht zu bewerten das heißt zu gucken wie viel Prozent deiner Zeit verbringst du eigentlich mit diesen einzelnen

00:14:54: das muss nicht du musst jetzt nicht in deinem Kalender nachrechnen also es geht darum mal ganz grobes prozentuales Gefühl zu kriegen also mal zu sagen ok 20% ungefähr gefühlt mache ich da 20% das 60%,

00:15:06: Ines zurück und das schreibst du dir noch mal ähm dran.

00:15:14: Im vierten Schritt stellst du dir eine Frage und diesen Schritt kannst du dann auch später in der Kommunikation mit anderen machen also im vierten Schritt stellst du dir eine Frage und zwar stellst du dir die Frage.

00:15:27: In welchen diese welcher dieser Rollen bin ich eigentlich besonders wirksam in welcher dieser Rollen bin ich besonders hilfreich für Steam.

00:15:37: Versuch mal ein Gefühl dafür zu kriegen welche dieser Rollen eigentlich wenn man deine Rolle als du deine Position als Führungskraft anguckt besonders wichtig ist,

00:15:48: machen wir wieder ein Beispiel also wenn du jetzt du hast jetzt verschiedene Rolle gehst du auch eingesammelt und eine Rolle ist vielleicht die Rolle Assistenz weil du selber deine Termine organisierst Besprechungsräume buchst und Brenner,

00:16:00: ähnliche Dinge macht und eine andere Rolle ist z.b. die Rolle des parents Partners oder des banks Partnerin im Team.

00:16:09: Für dich jetzt nicht wundern wenn ich sage dass ich persönlich natürlich glaube dass du in der zweiten Rolle wahrscheinlich wesentlich wirksamer und wichtiger fürs Team bist wenn dir das liegt und wenn du das gerne macht als in der Assistenz Rolle.

00:16:24: Sie muss eigentlich sein dass du Aufgaben in denen du wenig Wirksamkeit für Steam also in deiner Führungsposition hast mögest nicht mehr selber machst entweder delegierst bestenfalls oder eben an jemand anderen abgibt.

00:16:40: Also,

00:16:41: jetzt hast du ein Gefühl dafür kriegt was machst du eigentlich den ganzen Tag so wie viel Zeit verbringst du mit den Einzeln Aufgaben und aus deiner Perspektive welche Wirksamkeit.

00:16:52: Hast du eigentlich in den einzelnen Räumen und mit diesem Bild kannst du dann in die Diskussion treten sowohl in die Diskussion mit deinem Team als auch die in die Diskussion mit deiner Führungskraft.

00:17:04: Und ich wünsche mir dass du auf dieser Basis für dich einen Weg findest die Effizienzfalle zu verlassen und wieder in mehr Kraft und in mehr Effektivität

00:17:14: zu kommen nehme ich das ist das was ich glaube was für Teilzeit Führungskräfte wirklich eine der allergrößten Herausforderungen ist und wobei ich dich gerne mit meinen Tipps und meinen Gedanken unterstützen möchte.

00:17:30: Also zusammengefasst darüber haben wir heute gesprochen ich habe dir den Unterschied von Effizienz und Effektivität erklärt und versucht mir selber zum Merken was was ist.

00:17:40: Ich habe dir erzählt was die Effizienzfalle ist warum ich denke dass sehr viele Teilzeit Führungskräfte da drin stecken und dir eine Methode eine übung erklärt mit der ich glaube.

00:17:51: Die eine Möglichkeit zum Ausstieg aus der Effizienzfalle biete.

00:17:55: Music.

00:18:01: Wenn du ab jetzt regelmäßig Tipps und Wissenswertes rund um das Thema führen in Teilzeit erhalten möchtest dann abonniere mein Podcast und verpasse keine Folge mehr.

00:18:11: Wenn ihr eine Frage zum Thema unter den Nägeln brennt schreib mir gerne eine E-Mail die Adresse findest du in den Shownotes.

00:18:19: Mein Name ist Johanna Fink und ich unterstütze Dich dabei als Führungskraft in Teilzeit.

00:18:25: Music.